Relatiebeheer

Als ondernemer weet u dat het uitermate belangrijk is om uitgebreide informatie vast te leggen over de relaties waarmee u zaken doet. Door rekening te houden met speciale eisen en wensen van uw klanten hebt u de mogelijkheid om er bovenuit te springen en uw concurrenten een stapje voor te zijn. UNIT 4 Multivers Relatiebeheer biedt u alle faciliteiten om voorsprong op de concurrentie te nemen en te behouden. In deze module legt u alle strategische informatie vast die voor u van belang is. Op basis van de vastgelegde informatie kunt u de juiste beslissingen nemen. De module is volledig geïntegreerd met de andere modules maar is ook los verkrijgbaar.


Overzicht en effectieve informatievoorziening

Net als in de module Verkoop is er in de module Relatiebeheer voor gekozen om diverse aan elkaar gerelateerde onderdelen binnen één programma onder te brengen. Links in het scherm vindt u op een overzichtelijke manier programma's voor het beheren van relaties, het onderhouden en opzoeken van (contact)personen, het vastleggen van notities, het koppelen van allerlei documenten en voor het vullen en raadplegen van de vrije kaarten. Als Multivers Relatiebeheer onderdeel vormt van de financiële of logistieke administratie hebt u ook de programma's Debiteuren en Crediteuren onder handbereik.


Onbeperkt informatie vastleggen

Van iedere relatie kunt u natuurlijk de bedrijfsgegevens en de gegevens van de contactpersonen vastleggen. Daarnaast kunt u notities en acties vastleggen. Een notitie of actie kan bijvoorbeeld de openingstijden of een routebeschrijving bevatten, maar ook een aantekening waaraan u later herinnerd wilt worden. Belangrijke notities kunnen op elk moment met een simpele muisklik opgevraagd worden.


Onbeperkte vrijheid: van standaard naar maatwerkpakket

En alsof dat nog niet genoeg is, kunt u daarnaast ook nog eens gegevens vastleggen op de vrije velden en vrije kaarten. De vrije velden hebben veelal betrekking op de relatie of de contactpersonen. Hierop legt u alle informatie vast die voor u van belang is: hobby's, privé-adressen, een eigen debiteurenindeling of een mailinglijst voor kerstkaarten; u kunt het niet bedenken of het is mogelijk.

Met de zogenaamde 'vrije kaarten' kunt u naar eigen inzicht diverse gegevenskaarten aan uw systeem toevoegen. Op de kaart kunt een zeer groot aantal kolommen plaatsen. Op deze manier kunt u allerlei (regelmatig terugkerende) zaken op volgorde vastleggen.

Stel, u adverteert regelmatig in diverse vakbladen. U wilt per medium meten wat de respons is en op basis hiervan later beslissingen nemen om door te gaan of te stoppen met adverteren. Daarnaast wilt u ook in kaart brengen wat de resultaten uit de diverse advertentiecampagnes voor uw organisatie betekenen. Dit is perfect op te lossen met behulp van de vrije kaarten. U maakt een kaart aan met de naam 'Responsverwerking' en plaatst op de kaart een aantal kolommen (Datum, Bron van de aanvraag, Gesproken met, Gesproken over, en Status). Vervolgens plaatst u de advertenties. Van iedere relatie die reageert kunt u nu vastleggen wanneer hij heeft gereageerd, via welk medium hij u kent, met wie er gesproken is en waarover, en wat de uiteindelijke status is. Op die manier brengt u dus grote hoeveelheden gegevens (per relatie) in kaart en kunt u een willekeurige analyse maken om de benodigde informatie te rapporteren. Het formaat van de vrije velden (en de kolommen op de vrije kaarten) bepaalt u zelf, zodat u kunt aangeven welk soort gegevens ingevuld moet worden. Een voorbeeld hiervan zou het vrije veld 'Aantal werknemers' kunnen zijn. U kunt hiervoor een speciale categorie-indeling vastleggen. Zodra er bij een relatie gevraagd wordt om het vrije veld in te vullen, kunt u een keuze maken uit de aanwezige categorieën

Vrije velden kunt u koppelen aan uw relaties, uw debiteuren, crediteuren of contactpersonen. Vrije kaarten koppelt u aan uw relaties.


Structuur in uw werk

Relatiebeheer komt helemaal tot zijn recht als u gestructureerd omgaat met de benadering van relaties (via bijvoorbeeld mailings of bel-acties). De functie 'Selectielijsten' voorziet hierin. Met deze functie kunt u een selectie maken van een groep relaties. Door de selectie vast te leggen en te koppelen aan een traject kunt u nagenoeg iedere actie gestructureerd opvolgen. Stel, u wilt een groep klanten in de regio Brabant uitnodigen voor een seminar en u besluit een actie uit te voeren die bestaat uit drie fasen: mailing versturen, na zeven dagen bellen, en ontvangen op het seminar. De selectielijst is hier de ideale oplossing.

Uw gehele selectie wordt getoond in een programma waarbij de fases worden gepresenteerd via tabbladen. U kunt iedereen in fase 1 (mailing versturen) een passende brief sturen door in combinatie met Microsoft Word een mailing aan te maken. Vervolgens wordt iedereen overgebracht (gepromoveerd) naar fase 2 en wordt automatisch de juiste beldatum ingevuld. Na zeven dagen belt u iedereen na en noteert u of de klant naar het seminar komt. U kunt uw werk dus eenvoudig inplannen en overzien, en het resultaat van de gehele actie snel bepalen. De selectielijsten kunnen ook effectief worden ingezet in combinatie met de module Verkoop en/of de module Vaste orders. Op deze manier kunt u gestructureerd telesales acties op uw klanten uitvoeren.


Uw eigen papierloze kantoor

UNIT 4 Multivers Relatiebeheer kunt u prima gebruiken om te komen tot een papierloos kantoor. Elk document dat u aan een relatie stuurt kunt u netjes archiveren in het onderdeel 'Documenten'. Het maakt niet uit of dit nu een brief of fax uit uw tekstverwerker is, een factuur uit uw financiële administratie of een calculatie uit uw spreadsheet. Elk document dat u maakt wordt automatisch gearchiveerd onder de betreffende relatie. Naar alle andere documenten kunt u eenvoudig een link leggen. Met deze functie bent u dus in minimale tijd op de hoogte van elk contact dat u of uw collega's met de relaties hebben gehad. Het is daarnaast ook mogelijk om direct vanuit Multivers Relatiebeheer een brief (of via de selectielijsten zelfs een mailing) aan te maken met behulp van Microsoft Word™. De juiste adresgegevens worden dan doorgestuurd en geplaatst op het door u gekozen document.


Agendabeheer

Veel organisaties maken tegenwoordig gebruik van diverse producten uit de Microsoft-productlijn. Microsoft Word™ als tekstverwerker, Microsoft Excel™ als spreadsheetprogramma en bijvoorbeeld Microsoft Exchange/Outlook™ als e-mail- en agendasysteem. Het is binnen iedere organisatie van groot belang dat er zicht is op de afspraken van de medewerkers en dat er gewerkt wordt met standaardprogrammatuur. Bij de ontwikkeling van Multivers Relatiebeheer is hier nadrukkelijk rekening mee gehouden. Er is dan ook niet gekozen voor een eigen agendabeheersysteem, maar juist voor integratie met Microsoft Exchange/Outlook™. Iedere afspraak die u met een relatie wilt maken wordt daarom vanuit UNIT 4 Multivers in het agendasysteem van Microsoft Exchange/Outlook™ vastgelegd, zodat iedereen binnen uw organisatie het overzicht behoudt.


Informatie als spil van de administratie

Als u de module Relatiebeheer gebruikt met andere modulen van UNIT 4 Multivers sluiten alle onderdelen naadloos op elkaar aan. Zeer fraai is dat de informatie in deze module geïntegreerd is met de informatie die al aanwezig is. Zo kunt u bij het invoeren van een nieuwe debiteur een keuze maken uit de bestaande relaties en de relatie met een druk op de knop omzetten in een debiteur.

Nooit meer zoeken naar een telefoon- of faxnummer en altijd de informatie bij de hand die voor u van belang is; waar en wanneer u maar wilt. De module Relatiebeheer maakt van uw eigen bedrijfsadministratie een volledig geïntegreerd informatiesysteem voor zowel verkoop als inkoop!

UNIT 4 Multivers Relatiebeheer biedt veel voordelen: 

• het is los leverbaar, 
• het vormt in combinatie met de module Financieel en andere modulen een geïntegreerd onderdeel van uw huidige bedrijfsadministratie, 
• het relatiebeheersysteem kan naar eigen wens ingedeeld worden, 
• op ieder moment kunt u informatie opvragen die voor u van belang is, dankzij het context-afhankelijke karakter, 
• het is zeer geschikt voor gebruik op afdelingen met meerdere medewerkers, 
• het maakt gebruik van alle aanwezige communicatiemogelijkheden zoals fax, e-mail en Internet, 
• het is geïntegreerd te gebruiken met onder andere Microsoft Word™, Microsoft Exchange™ en Microsoft Outlook™.