Offertebeheer

Bij de meeste bedrijven start het verkoopsproces met de opmaak van een offerte. Uiteraard kan u deze gewoon opmaken in Word. Maar dan dient u de gegevens van uw klant/prospect handmatig in te geven. Om nog te zwijgen over artikelnummers, met een correcte omschrijving, en, nog belangrijker, de laatste correcte prijs. En hoe heeft u dan inzicht in de opstaande offertes?

Met de module Offertebeheer kan u alles gestructureerd in Unit 4 Multivers vastleggen. De naam van uw klant en / of prospect wordt opgehaald uit het relatiebestand. Eén keer invoeren, en centraal aanpassen bij wijzigingen, en u zit voor altijd op rozen. Hetzelfde geldt voor de artikelnummers. Geen opzoek- en overtikwerk bij de artikelomschrijvingen (denk aan de vreemde talen!). En altijd de laatste, correcte verkoopprijs. Een belangrijk voordeel is dus in ieder geval al de snelle en foutloze opmaak van een offerte. Maar er is meer.



Door het gebruik van de module Offertebeheer krijgt u ook meer inzicht. Zo heeft u ten allen een antwoord op vragen zoals: 

• Bij wie staan er offertes open? 
• Hoe staan de kansen op succes? 
• Voor welk bedrag? 
• Voor welke artikelen? 
• Enzovoort. 

Onontbeerlijke informatie voor het aansturen van verkopers en voor het bepalen van uw productbeleid.

En tenslotte: efficiëntie bij succes! Uw klant gaat in op uw offerte? Dan kan u de offerte in zijn geheel of gedeeltelijk omzetten naar een verkooporder. Wordt de offerte niet (geheel) geaccepteerd? Dan heeft u de mogelijkheid om de reden hiervan te registreren. En ook dit biedt weer interessante analysemogelijkheden. 

In de basismodule treft u de link aan naar de module Offertebeheer (bv. Info debiteuren en Info artikelen). Maar het spreekt vanzelf dat de module Offertebeheer aansluit op de andere modules van Unit 4 Multivers.

Zo kan u in de Management Assistent een criterium aanmaken waarbij u een signaal krijgt als de geldigheidsdatum van een offerte verstreken is. Of gaat verstrijken.

In de module Relatiebeheer treft u een tabblad Offertes aan, en kan u inzoomen op de offertes. Vanuit de Selectielijsten kan u ook rechtstreeks een offerte aanmaken.

Beschikt u over de module Vaste Orders? Dan kan u nu ook een Offertescenario aanmaken. Heel interessant en tijdsbesparend als u met repetitieve offertes te maken heeft (bv. promoties). Of als basisofferte, welke u vervolgens verder personaliseert.

Kortom, een volledig geïntegreerde module, welke u al snel niet meer zal kunnen missen!


Offertebeheer

De opmaak van een offerte doet u in een scherm met de vertrouwde Outlook “look and feel” welke ook in de andere Unit 4 Multivers modules wordt gehanteerd.

Via de knoppenbalk aan de linkerkant van het scherm kan u tijdens de opmaak van de offerte allerlei informatie raadplegen. Aan de offerte kan u een geldigheiddatum koppelen, alsook een scoringspercentage. Via de tabbladen Koptekst en Voettekst kan u tekst toevoegen aan uw offerte.