Management Assistent

Iedereen die een administratie voert kent het gevoel: 'Hoe hou ik overzicht over al die honderden of zelfs duizenden mutaties en hoe voorkom ik dat ik te laat reageer op belangrijke situaties?' Deze gedachtegang is helemaal niet vreemd en eigenlijk vaak aan de orde van de dag. Helaas. Bij de ontwikkeling van Unit 4 Multivers is daarom terdege rekening gehouden met deze problematiek. 

De oplossing is 'de Management-assistent'. 'De Management-assistent geeft u alle middelen om uw werk als boekhoudend manager nog vooruitziender en aangenamer te maken' (citaat Windows Magazine ), en bestaat uit een viertal onderdelen: 

• De assistent, waarin u al uw criteria kunt vastleggen en opvolgen 
• Verkoopstatistiek en inkoopstatistiek, om uw omzet en inkopen vanuit iedere invalshoek te kunnen volgen 
• Kengetallen, een overzichtelijk en doeltreffend middel om trends binnen uw onderneming in een oogopslag te kunnen vaststellen 
• Kengetallen, een overzichtelijk en doeltreffend middel om trends binnen uw onderneming in een oogopslag te kunnen vaststellen. 

De Management-assistent is veelzijdig

Het programma helpt u direct met uw bedrijfsvoering door u tijdig te voorzien van de juiste informatie. Op deze manier stuurt het u waar nodig, zodat u tijdig kunt reageren. Het geeft u concrete signalen volgens criteria die u zelf belangrijk vindt. Of dit nu het sein is om precies op tijd een crediteurenfactuur te betalen om toch nog net de 2% betalingskorting in de wacht te kunnen slepen, het sein dat uw reclamekosten 5% over het budget dreigen te gaan, of het sein dat de stand van uw voorraad onder het minimum is gekomen. U bepaalt wat u wilt zien en wanneer Unit 4 Multivers het moet melden. Zelfs als u uw machine net hebt aangezet kan Unit 4 Multivers u al voorzien van belangrijke acties die dreigen te vervallen. Hierdoor hebt u meer tijd voor het beheren van uw relaties en het sturen van uw medewerkers. 


Overzichtelijke omzetinformatie zoals u dat graag ziet

Grip hebben en houden op omzet en inkopen is voor iedere onderneming van eminent belang. Vandaar dat ook deze onderdelen zijn opgenomen in de Management-assistent. Uitgangspunt bij deze twee onderdelen is informatievoorziening waarbij u maximaal overzicht hebt. Gepresenteerd per week, per maand of per kwartaal en zowel cijfermatig als grafisch. Altijd in combinatie met het vorige jaar, voortschrijdend en natuurlijk in bedragen en percentages.
Ontdekt u een afwijking of bent u nieuwsgierig naar de opbouw van de cijfers? Geen probleem, u kunt te allen tijde 'inzoomen' tot de diepste details. Bent u niet geïnteresseerd in informatie per jaar, dan kunt u de presentatie zo beïnvloeden dat u met een muisklik omschakelt naar bijvoorbeeld 'de laatste 3 maanden', 'vorige week' of zelfs 'vandaag' of 'gisteren'. U bent de informatie dus de baas en niet andersom! 


Ontdek trends binnen uw organisatie

Kengetallen geven u inzicht. Een getal zegt meer dan een pak papier en al helemaal als u dit presenteert in een grafiek. U hebt nu de mogelijkheid om alle onderdelen waarmee uw bedrijf zo succesvol is van dag tot dag en van maand tot maand te volgen. Natuurlijk kunt u de getallen afzetten tegen de vergelijkbare periode van het vorige jaar. Wilt u weten hoe uw collega's in uw branche presteren, dan kunt u, met de standaard meegeleverde link naar de branchecijfers op het Internet, direct zien of uw bedrijf boven de norm uitstijgt. Uw norm ziet u overigens in de grafische presentatie terug, waardoor uitschieters naar boven of beneden meteen zichtbaar worden. Standaard worden al legio kengetallen voor u aangemaakt (rentabiliteit, solvabiliteit, enzovoort) en ziet u direct hoe eenvoudig het is om deze kengetallen te completeren met de cijfers die u belangrijk vindt. Of het nu de 'Omzet per medewerker' is of de 'Winst per m2 showroomruimte', ook hier bent u de baas over uw cijfers.
Als extraatje heeft Unit 4 Multivers nog een speciaal grafisch overzicht voor u: het zogenaamde 'Du-Pont'-schema. Dit schema vertelt u hoe kengetallen zich onderling verhouden, hoe de cijfers ontstaan zijn; u ziet direct hoe u bijvoorbeeld de rentabiliteit kunt beïnvloeden en waaraan u vervolgens aandacht moet besteden. 


Direct inzicht in uw bedrijfsresultaat

Met het onderdeel bedrijfsinformatie ziet u in een oogopslag de belangrijkste cijfers uit uw organisatie. De liquide middelen, de stand van de openstaande posten, de uitstaande verkoop- en inkooporders, noem maar op. Daarnaast wordt u een volledig exploitatie-overzicht geboden waarin u direct ziet hoeveel winst u maakt en hoe uw kosten zich verhouden tot uw omzet. Alle benodigde informatie voor een manager dus op een scherm. Met uiteraard alle mogelijkheden om in te zoomen op de details, zodat u ziet hoe een en ander tot stand is gekomen. Al met al wederom: 'management information at your fingertips'.


Detailbeschrijving

De module Management Assistent bestaat uit 5 onderdelen: 

• Assistent 
• Verkoopstatistieken                   
• Inkoopstatistieken 
• Kengetallen 
• Bedrijfsinformatie

    

1. Assistent 

Dit is het zgn. “alert” gedeelte van de module. Vanwege dit onderdeel draagt de module ook de naam Management Assistent. 

Het principe: u legt een vergrootglas over uw administratie in al zijn onderdelen heen. Daardoor krijgt u enkel dié informatie te zien die belangrijk is voor u. Uiteraard kan u zélf aangeven in de software wát er voor u belangrijk is, en in welk geval.


Een voorbeeld:
Unit 4 Multivers produceert voor u in het standaard pakket een lijst met de openstaande posten van klanten. Echter, deze lijst bevat ongetwijfeld heel wat informatie die voor u op dit moment niet belangrijk is. Een openstaande factuur is immers niet spannend, wanneer deze nog niet vervallen is. Het is pas als de klant niet tijdig heeft betaald, dat u in actie moet komen.

De management assistent zorgt ervoor dat u enkel de belangrijke informatie te zien krijgt. Indien u bv enkel facturen wenst te zien die meer dan 10 dagen zijn vervallen, dan krijgt u ook enkel déze facturen in de management assistent te zien. De management assistent biedt dan uiteraard ook de mogelijkheid om aan de hand van deze informatie direct actie te nemen (bv. een aanmaning sturen). 

Dit soort instellingen kan u plaatsen op klanten en leveranciers, maar ook op artikelen (bestellen), budgetten (gehaald of niet), acties (to do lijst), backorders enz.

U ziet ongetwijfeld het voordeel: uw werkt sneller en efficiënter doordat u enkel aandacht moet geven aan zaken die voor U van belang zijn!


2. Verkoopstatistieken 

• Verkoopstatistieken per week, maand of kwartaal.
• In bedragen of percentages.
• Van het totale bedrijf, 1 klant, een lijst van klanten in top 10 vorm, vertegenwoordigers, artikelen en artikelgroepen.
• En het belangrijkste: van globale informatie doorzoomen tot op de detailfactuur!

3. Inkoopstatistieken 

Net zoals de verkoopstatistieken:

• Inkoopstatistieken per week, maand of kwartaal.
• In bedragen of percentages.
• Van het totale bedrijf, 1 leverancier of een lijst van leveranciers in top 10 vorm 

4. Kengetallen 

Standaard zijn de formules voorzien voor het berekenen van een aantal ratio’s. 

De samenhang en herkomst kan ook visueel worden uitgedrukt. Het is echter ook mogelijk om uw eigen ratio’s en kenmerken te creëren. Zo houdt u écht een vinger aan de pols!


5. Bedrijfsinformatie 

U ziet in één oogopslag de gehele toestand van uw bedrijf. Uiteraard met de mogelijkheid om in te zoomen!